Ratgeber: So planen Sie das große Hoffest 

Datum festlegen: Prüfen Sie, was am Wunschtermin noch alles los ist: Brückentag, Schützenfest, Einkaufssonntag, WM-Finale. Ob das guten oder schlechten Einfluss haben kann auf Ihre Feier, müssen Sie individuell abwägen. Große Dorffeste veranlassen viele Weggezogene, für das Wochenende in die alte Heimat zu kommen – und dann vielleicht auch zur Jubiläumsfeier Ihres Hofladens. Andererseits sind an einem Wochenende, an dem sonst nichts los ist im Dorf, mehr Menschen auf der Suche nach Freizeitbeschäftigung. Sie können außerdem leichter Helfer und Helferinnen rekrutieren, weil die auch noch nichts vorhaben und die lokalen Medien werden eher über kleine Events berichten, wenn der Terminkalender noch nicht schon voll ist mit was Großem.

Bürokratische Formalitäten klären: Sollten Sie Lebensmittel und Getränke anbieten, unterliegt die Veranstaltung dem so genannten Gaststättengesetz und muss beim Ordnungsamt angemeldet werden. Dort erkundigen Sie sich am besten auch gleich nach weiteren möglichen rechtlichen Aspekten. Bei einem Fest mit Publikumsverkehr gibt es vom Spuckschutz beim Kuchenbüffet bis zum Hinweisschild zum Jugendschutz noch so einiges zu beachten. Wie ist die Parkplatzsituation oder ist es möglich, die Straße vorm Vereinsheim für den Tag sperren zu lassen, um dort Tische und Bänke aufzustellen?

Musik und Technik: Spielt Musik auf Ihrem Fest, egal ob live oder vom Band, müssen Sie das bei der Gema anmelden. Organisieren Sie außerdem rechtzeitig nicht nur Künstler, sondern auch die Technik; und jemanden der sich damit auskennt.

Versicherung: Es kann immer was passieren, ob beim Kirschenpflücken oder Kistenklettern, es kann auch einfach jemand stolpern. Ein Unfall sollte nicht zu Ihrem finanziellen – und vor allem privaten – Problem werden. Es gibt maßgeschneiderte Vereinsschutzbriefe, die nicht viel kosten, aber genau solche Dinge abdecken. Auch spezielle Veranstaltungshaftpflichtversicherungen gibt es. Sie werden nur für die paar Tage abgeschlossen. Haben Sie bereits eine Versicherung, klären Sie vorher, ob und was diese wie abdeckt.

Finanzen: Feiern kostet Geld. Machen Sie Kassensturz, dann wissen Sie, was Sie sich leisten können: Tische und Bänke einfach ausleihen oder bei Vereinsmitgliedern ausleihen? Den Parkplatzservice an einen Dienstleister vergeben oder im Bekanntenkreis junge Leute für ein kleines Taschengeld motivieren?

Entscheiden Sie, ob Sie am Ende der Veranstaltung Geld verdient haben wollen, oder nur nicht im Minus stehen sollten. Danach entscheidet sich, was eine Cola, ein Bier kosten wird und wie die Bratwurstpreise gestaltet werden müssen. Und ob Sie die Zeit bis zur Feier nutzen wollen, Gelder einzusammeln.