Schnell finden statt lange suchen

Wo sind die Versicherungsunterlagen zum Schlepper abgelegt, im Ordner Fuhrpark oder im Ordner Versicherungen? Wie sind die Fahrzeuge im Fuhrpark gekennzeichnet: Nach Marke oder nach Kfz-Kennzeichen? Jeder kennt solche Fragen. Unordnung im Computer kann in Stress ausarten. Täglich kommen neue Daten hinzu, die sortiert werden müssen. Mit einer durchdachten Ordnerstruktur kommen Sie schneller ans Ziel und arbeiten effizient.

1 Orientierung mit sieben Ordnern: Das Sieben-Ordner-System sorgt für eine schnelle Orientierung. Auf jeder Ordnerebene stehen höchstens sieben Ordner. Jeder dieser Ordner hat maximal sieben Unterordner und jeder dieser Unterordner hat ebenfalls nicht mehr als sieben Unterordner. Und genau hier ist Schluss. Wegen der angestrebten Schnelligkeit beim Ablegen und Finden ist die Zahl der Ebenen auf drei beschränkt.

Warum sieben Ordner auf einer Ebene? Psychologen haben herausgefunden, dass wir maximal sieben Informationsblöcke gleichzeitig in unserem Arbeitsgedächtnis aufnehmen können. Bei mehr Informationen benötigen wir Zeit, um uns zu orientieren, bevor wir eine Auswahl treffen.