Effektiv oder lieber effizient

Trotz PC gibt es noch viel Papier auf dem Schreibtisch. Bei den historisch gewachsenen Stapeln von Papier bekommt man gelegentlich einen „Aufräumanfall“. Es vergeht nur kurze Zeit und schon beginnt der Stapel wieder zu wachsen. Was unbrauchbar ist, sollte gleich entsorgt werden, was später wichtig sein könnte kommt in die Ablage. Sofort, nicht später. Übersicht vermeidet Zeitverluste durch Suchen.

Papierkram und schlechtes Ablagesystem sind große Zeitfresser. Manchmal kommt richtig Freude auf, wenn man schon nach einer Minute einen Vorgang gefunden hat, für den man längeres Suchen geplant hatte. Jeder Vorgang sollte gleich übersichtlich abgelegt werden, erst recht, wenn er nicht sofort bearbeitet wird. Das verlangt eine kurze Entscheidung, die aber weniger zeitaufwändig ist als die Suche nach der richtigen Datei oder dem Ordner.

Wie will man die Effektivität erreichen, wenn Zeit verplempert wird? Unklare Anweisungen an Mitarbeiter und mangelnde Informationen, die zu Rückfragen führen, sind Zeitverluste, an die man sich gewöhnt hat. Es sind immer nur wenige Minuten, die sich aber summieren und zu den Fehlstunden gehören, die man Kunden nicht berechnen kann. Da Suchen keine Schmerzen verursacht, wird es als selbstverständlich angesehen und man gewöhnt sich daran. Hätte man einen Navigator dafür, wären die Unterlagen schnell bei der Hand. Griffbereitschaft von Unterlagen sollte ein Dauerthema für den Chef und sein Team sein.