Feierglück durch gute Organisation

Auf Ihrem Hof ist gute Stimmung. Der Geruch von frischen Waffeln sorgt vor allem bei den Kindern für Appetit – nachdem sie sich auf der extra aufgebauten Stroh-Hüpfburg ausgetobt haben. Die Eltern stehen am Getränkewagen und unterhalten sich mit Freunden und Nachbarn. Die Sonne lacht, das Wetter spielt mit, es ist eine gelungene Veranstaltung. Für den Veranstalter allerdings ist ein Hoffest eine Menge Arbeit, die bereits einige Monate zuvor beginnt. Denn wer ein größeres Event plant, sollte rechtzeitig mit den Planungen und der Organisation beginnen.

1. Datum festlegen: Prüfen Sie, was am Wunschtermin noch alles los ist: Brückentag, Schützenfest, Einkaufssonntag, Fußball-Spiel. Ob das guten oder schlechten Einfluss haben kann auf Ihre Feier, müssen Sie individuell abwägen. Ist wenig los, können Sie leichter Helfer und Helferinnen rekrutieren, weil die auch noch nichts vorhaben und die lokalen Medien werden eher über kleine Events berichten, wenn der Terminkalender noch nicht schon voll ist mit was Großem.
2. Bürokratische Formalitäten klären: Sollten Sie Lebensmittel und Getränke anbieten, unterliegt die Veranstaltung dem so genannten Gaststättengesetz und muss beim Ordnungsamt angemeldet werden. Dort erkundigen Sie sich am besten auch gleich nach weiteren möglichen rechtlichen Aspekten. Bei einem Fest mit Publikumsverkehr gibt es vom Spuckschutz beim Kuchenbüffet bis zum Hinweisschild zum Jugendschutz noch so einiges zu beachten.
3. Musik und Technik: Spielt Musik auf Ihrem Fest, egal ob live oder vom Band, müssen Sie das bei der Gema anmelden. Organisieren Sie außerdem rechtzeitig nicht nur Künstler, sondern auch die Technik; und jemanden der sich damit auskennt.
4. Versicherung: Ein Unfall sollte nicht zu Ihrem finanziellen – und vor allem privaten – Problem werden. Es gibt maßgeschneiderte Vereinsschutzbriefe, die nicht viel kosten, aber genau solche Dinge abdecken. Auch spezielle Veranstaltungshaftpflichtversicherungen gibt es. Sie werden nur für die paar Tage abgeschlossen. Haben Sie bereits eine Versicherung, klären Sie vorher, ob und was diese wie abdeckt.
5. Finanzen: Feiern kostet Geld. Machen Sie Kassensturz, dann wissen Sie, was Sie sich leisten können. Entscheiden Sie, ob Sie am Ende der Veranstaltung Geld verdient haben wollen oder nur nicht im Minus stehen sollten. Danach entscheidet sich, was eine Cola, ein Bier kosten wird und wie die Bratwurstpreise gestaltet werden müssen. Und ob Sie die Zeit bis zur Feier nutzen wollen, Gelder einzusammeln.
6. Werbung: Entwerfen Sie Plakate und kleine Flyer zum Auslegen und Mitnehmen. Ideal ist dafür nicht zu dickes Papier im Postkartenformat, das sich viele Leute an den Kühlschrank heften. Überlegen Sie vorher, wo Ihre Zielgruppe die Werbung am besten findet. An der Pinnwand im Supermarkt, in der Berufsschule des Sohnes, im Rathaus, beim Bäcker, im Sportverein.
   Auch eine gute Idee: sogenannte Sharepics für Social Media, also fertige kleine Bilder, die jeder und jede einfach online übers Smartphone teilen kann. Die verschicken Sie dann reichlich mit der Bitte zum Teilen und Weitersagen. Wichtig ist, dass die nötigen Infos draufstehen, Ort, Zeit, Anlass, ob man sich anmelden muss und wenn ja wo; und wo es noch mehr Infos gibt. Was alles Tolles geboten wird auf Ihrem Fest, schreiben Sie selbstverständlich ebenfalls.
7. Darbietungen und Attraktionen: Auch das muss natürlich geplant werden. Beliebte Aktivitäten sind Hofführungen, Verkostungen hofeigener Produkte, Füttern oder Streicheln von Tieren und Bastel-Aktionen für Kinder. Wichtig ist, dass für jede Station und jeden Programmpunkt jemand zuständig ist, der die Abläufe genauer plant, Material besorgt und Helfer, Betreuer und Aufsicht einteilt. Denken Sie auch an ruhige Ecken. Viele Kinder freuen sich über einen Bereich mit Lego und Malsachen genauso wie über wilde Wasserspielangebote. Heu und Stroh in Bettbezügen ergibt Sitzsäcke im Landhausstil, auf denen sich die ganz Kleinen auch einfach mal ausruhen können. Auch ältere Gäste freuen sich über eine rollatorzugängliche eigene Komfortzone, in der es etwas ruhiger ist.
8. Präsentation: Präsentieren Sie sich als Hofgemeinschaft? Dann sind Helfer-Shirts vielleicht eine gute Idee. Das schafft ein einheitliches Bild und die Gäste wissen, wen sie nach Toiletten und Sonstigem fragen können. Haben Sie als „corporate identity“ eine bestimmte Farbkombination, kann die sich in der Dekoration wiederfinden. Ob alles in Weiß oder ganz bunt, beides bringt eine unverwechselbare Atmosphäre.
9. Plan B: Überlegen Sie sich einen Plan für schlechtes Wetter, wie beispielsweise einen Gewittersturm oder sengende Hitze. Außerdem wichtig ist eine Reserveliste für wichtiges Personal: Wer ist auf Standby, um noch mehr Würstchen oder Eis zu besorgen? Und was ist, wenn Sie das Fest absagen müssen: Wer informiert wen wie?
10. „Kleinkram“: Brauchen Sie Wegweiser? Wie ist die Parkplatzsituation, auch für Fahrräder, und kommen dann Feuerwehr und Krankenwagen im Notfall durch? Sind Hunde erlaubt mitzubringen und wo können die trinken? Wo und wie wird Geschirr gespült und wo gehen Gäste auf Toilette? Haben wir genug Mülleimer, Tische, Stühle, Bänke?
11. Wettercheck: Einige Tage vor der Veranstaltung prüfen Sie regelmäßig den Wetterbericht, um vorbereitet zu sein.
12. Kuchenspenden: Jetzt beginnt der Endspurt: Wann und wo sollen „gespendete“ Lebensmittel abgegeben werden? Wer nimmt die Dinge entgegen, wo werden sie gelagert? Wie werden sie später zum Verkauf „präsentiert“?
13. Helferlisten: Wer macht was in welchem Zeitraum? Wissen alle darüber Bescheid?
14. Aufräumen: Auch für die Zeit nach dem Fest brauchen Sie viele Hände und eine gute Planung, damit Sie nicht alles allein regeln müssen. Es sollte vorher abgesprochen sein, wer hilft, Müll und Leergut einzusammeln, Geschirr zu spülen, Stände, Zelte und Bierbänke abzubauen. Wenn Sie sich darauf verlassen, dass schon genug mit anpacken werden, stehen Sie womöglich alleine da.
15. Berichterstattung: In den Tagen danach versenden Sie Dankeschön-Nachrichten an alle Freiwilligen und Unterstützer des Festes. Laden Sie Bilder vom Fest auf Ihrer Website hoch. Schreiben Sie einen Artikel für die örtliche Presse, falls kein Reporter da war.
16. Fazit ziehen: Als letztes machen Sie Kassensturz, nicht nur finanziell. Sondern auch insgesamt: Was hat wie gut beim Fest funktioniert? Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen? Mit diesen Notizen können Sie eine ganz genau auf Ihren Hof zugeschnittene Hoffest-Checkliste machen. Und dann wieder oben anfangen, mit der Planung für das nächste Fest im nächsten Jahr.